Zmeny v správaní podnikateľov a ich nárokov na podnikové IT riešenia

Rok 2020 nám priniesol úplne novú a nečakanú situáciu v oblasti riadenia komerčných spoločností. Keď sa presne zrátajú všetky obchodné výsledky za uplynulý rok, firmy presne zistia, koľko jaziev ale aj trofejí v tomto boji utŕžili.

Už použité slovíčko “presne” podmieňuje existenciu nástroja, ktorý by majiteľovi prehľadne ukazoval stav jeho obchodnej bilancie, náklady na vývoj, projekty, výrobu, na pracovníkov, sklady, logistiku a ďalšie podstatné zložky vstupujúce do celkového výkonu firmy. Ak niekto doteraz riešil spracovanie dát kalkulačkou, tabuľkovým programom alebo dokonca intuitívne, musí byť v týchto dynamických časoch zaskočený.

ERP systém, operatívny nástroj na manažovanie chodu firmy, sa stáva neoddeliteľnou súčasťou riadenia už aj malých spoločností na trhu SMB. Ponuka podnikových softvérov na trhu, a tým pádom aj konkurencia, je mimoriadne vysoká. Len na Slovensku by sme napočítali desiatky obchodných a vývojárskych firiem, ktoré sa zameriavajú na podnikové IT riešenia. Niektoré sa orientujú všeobecne, iné sa sústredia na ponuku IT riešení pre konkrétne odvetvia.

Slušný podnikový informačný softvér v sebe obvykle zahŕňa štandardné hospodárske nástroje ako je účtovníctvo, majetok, sklady, nákup/predaj, mzdy. Často sa ponúka aj spolu so CRM riešením, nástrojom na sledovanie výkonu samotného obchodu, cenníkov, konfigurátorov ponúk, ale aj osobného výkonu samotných obchodníkov a evidencie zákazníkov. Pomerne bežné sú moduly na evidenciu a vybavovanie pošty, existujú nástroje na prenájom a leasing či riadenie ľudských zdrojov.

Dennodenná prax však ukazuje, že ani takýto komplexný nástroj nestačí. Variabilita zákazníkov a ich potrieb neustále stúpa. Ich nároky sú odrazom zvyšujúcej sa konkurencie, ale aj dospievaním populácie čoraz mladších majiteľov spoločností a rôznych startupov. Nová generácia je mimoriadne dobre zorientovaná v aktuálnych trendoch, má veľa precestovaného, angličtina je ich druhým jazykom a snaží sa importovať pokrokové myšlienky do vlastného podnikania.

Tento trend ešte urýchľuje špecifická situácia ohľadne pandémie, svet sa rýchlejšie digitalizuje, informácie sa bleskovo šíria sociálnymi sieťami, biznis sa presúva do online priestoru, obchodníci sú nútení vyhľadávať zákazníkov novým spôsobom, sledovať tovar online, kontrolovať firemné procesy zo svojej obývačky, a to s rovnakými nárokmi na kvalitu ako pred pandémiou. Toto vytvára nový tlak na dodávateľov ERP systémov a komplexné riadenie firmy.

Robustné riešenia na plánovanie podnikových zdrojov veľkých zahraničných firiem obsahujú veľmi špecifické moduly pokrývajúce najrozličnejšie odvetvia podnikania. S tým je spojený ich neustály vývoj a udržiavanie bezpečnostných požiadaviek, na ktorých pracujú početné tímy v desiatkach krajín. Cena takéhoto podnikového systému potom závratne stúpa. Trhy veľkých ekonomík, ako USA alebo Nemecko, zaručujú, že sa takéto investície vrátia. Pri regionálnych hráčoch na trhu podnikových IT riešení rozhoduje iný fenomén – investícia a udržiavanie širokospektrálnych riešení za každú cenu nie je efektívne, a preto sa v zásade vydávajú troma cestami:

Na Slovensku sa v tomto zdá byť najvhodnejšia zlatá stredná cesta, a preto sa bližšie venujeme druhému bodu – IT riešeniam tretích strán. V podstate existuje takmer neohraničená variabilita tém a požiadaviek, ktoré v spriahnutí s ERP systémom dokážu vytvoriť kompaktný celok. Vzájomnou výmenou dát sa takto vytvoria pre zákazníka nové pohľady na špecifickú problematiku, kontrolu procesu a vyhodnocovacie štatistiky. Aplikácia tretej strany po prepojení na podnikový informačný systém dodá výstupy presne šité na mieru zákazníkovi. Vzájomná synergia obidvoch nástrojov významne zvyšuje pridanú hodnotu. Tým, že sa každý z oboch dodávateľov sústredí na svoj obor, riešenia sú kvalitnejšie a pri ich prepojení v súlade s myšlienkou „celok je viac ako súčet jeho častí“, zákazník dostáva originálny inštrument odlišujúci ho od jeho konkurencie.

Nižšie uvádzame zaujímavé príklady:

Miesto kartičiek v regáloch s evidenciou položiek a zadávaním do tabuľkového programu sa ponúka blesková a presná evidencia čítačkou cez Bar alebo QR kódy s online prepojením do ERP systému. Čítačkou môže byť bežný mobilný telefón, tablet alebo špecializované laserové zariadenie, ktoré poznáme napríklad z platenia pri pokladniach v obchodoch. Majiteľ, manažéri či zamestnanci ekonomického úseku majú po pripojení na firemný ERP systém okamžitý prehľad stavu zásob a toku tovaru.

Výrobná alebo potravinárska spoločnosť má vlastnú flotilu nákladných vozidiel. Každý deň musia dispečeri priradiť konkrétnych vodičov, automobily a vytýčiť optimálne ciele po trase, najmä ak sú dovozy nepravidelné. Musia brať do úvahy prítomnosť vodičov /PN, dovolenky/, stav vozidiel /poruchy/, počasie /zasnežené Donovaly/, vhodnosť auta na prevoz konkrétneho tovaru /mrazené výrobky, veľkorozmerný tovar/. Tieto dáta sú zvyčajne uložené v ERP systéme, zatiaľ čo optimalizácia trasy podľa cieľov a premávky, mapy či aktuálna pozícia automobilu cez GPS je vykonávaná riešením tretej strany – dáta obidvoch informačných systémov sa výborne doplňujú.

Ani taká bežná vec ako je sledovanie dochádzky, zvyčajne nespadá do kompetencie ERP systémov. Najmä, ak zákazník vyžaduje komplexné riešenie s turniketom, zamestnaneckou kartou a nástenným terminálom pre logovanie neprítomnosti. Po prepojení na ERP systém, mzdový a HR modul takéto treťostranové riešenie ponúka elegantnú automatizáciu dochádzky, elimináciu absencií, kolízií pri nevykázanej dochádzke, sprehľadňuje prácu mzdového oddelenia a prináša vedúcim oddelení zrýchlenie v podobe odsúhlasovania požiadaviek na dovolenky, návštevy lekára online napr. cez appku v mobilnom telefóne.

Objednávky a faktúry rieši každá právnická osoba na dennej báze. Ubúda síce papierovej formy, ale zato dokumenty rôzneho druhu nekontrolovateľne pristávajú v mailoch a hlavný účtovník musí byť veľký pedant, aby si udržal prehľad nad kolobehom dokumentov, či sú už zaevidované v systéme, spárované s objednávkou, faktúrou či zmluvou, či sú dodržané splatnosti. Objednávky a platby navyše musia byť pod internou kontrolou, t.j. štandardne schvaľované – do určitej výšky sumy automaticky systémom, vyššie položky vedúcim, ešte vyššie topmanažérom alebo majiteľom. Ideálne riešenie, workflow all-in-one vyzerá nasledovne: ak príde papierová faktúra, naskenuje sa a uloží do dedikovaného serverového priečinku. Ak už príde rovno digitálny dokument /.pdf, .doc/, tiež spadne do vyhradeného priečinku či mailovej schránky. Ak nie je čitateľný /len vo forme skenu, obrázku/, prejde OCR procesom a následne sa tzv. vyťaží. T.j. konkrétne polia na faktúre /adresa, IBAN, cena a pod./ sa prenesú rovno do účtovníctva ERP systému. Predtým ešte objednávka alebo platba môže prejsť spomínaným schvaľovacím workflow, kde dokument pomocou riešenia tretej strany inteligentne koluje firemnou sieťou a necháva sa na jeden klik schvaľovať, pričom berie do úvahy v kaskáde schvaľovateľov aj ich zástupcov, ich neprítomnosti a pod. Vo finále už len účtovník platbu skontroluje v ERP systéme a odošle na úhradu.

Mnohé firmy majú v teréne svojich zamestnancov počas celého dňa. Typicky sú to servisní pracovníci. Títo ľudia majú svoje úlohy, často na viacerých destináciách, k úlohám potrebujú podklady, dokumenty a sami obdobné dokumenty napr. v podobe objednávok alebo faktúr produkujú. Aby majiteľ, manažér alebo dispečer mal prehľad o ich aktuálnom výkone a následne jednotlivé zásahy automaticky evidoval v ERP systéme, môže použiť treťostranové riešenie v podobe mobilného servisu. Na bežnom mobilnom telefóne alebo tablete s GPS má zamestnanec denný výkaz úloh s adresou a popisom vrátane nutných dokumentov ako objednávka, popis závady. K tomu sa dá priložiť oficiálna dokumentácia zariadenia s poruchou, pracovník si vie pripraviť adekvátne nástroje a náhradné diely. Zásah sa dá na mieste zhodnotiť, zdokumentovať, odfotografovať a vytvorí sa faktúra, ktorá sa po schválení zákazníkom /podpis na displeji a pod./ odošle do centrály. Manažér okrem iného vie online zistiť, kde sa pracovník v danom čase nachádzal, koľko oprava trvala a pod.

Ak je spoločnosť členitá, sú prítomné viaceré budovy, viaceré geografické lokality alebo zákazník má v podnájme ďalšie cudzie subjekty /typicky industriálne parky, biznis alebo nákupné centrá a pod./, veľkú položku začínajú tvoriť náklady na energie. Teplo a svetlo je základný vstup, často sa však pridávajú energeticky oveľa náročnejšie položky ako je výroba, či chladenie/mrazenie. Tieto ešte navyše časovo/smenovo kolíšu a významne tak ovplyvňujú odbery v rámci stanovených taríf. Ako vieme, za nedodržiavanie taríf sa uplatňujú penále a ich optimalizácia je preto kľúčová. Situáciu najmä v starších objektoch sťažuje aj nesúrodosť distribučných, rozvodných, meracích či vykurovacích zariadení. Nemusí to znamenať neriešiteľný problém. Existujú IT riešenia, ktoré sa pripoja na rozhodujúce prvky v systéme a snímajú aktuálne odbery. Okrem záznamu odberu elektrickej energie sú to napríklad tepelné sondy, sondy prietoku tekutiny a pod. Riešenie na základe právnych predpisov a kalibrácií urobí analýzu, porovná ju s aktuálnymi sadzbami a odporučí najoptimálnejší režim. Tým sa celá činnosť nekončí, spoločnosti sú dynamické, energetická záťaž môže pribúdať resp. sa sezónne meniť - riešenie prevádzku naďalej sleduje, udržuje v medziach, resp. hlási alarmy pri prekročení. Do budúcna sa ráta aj s možnosťou zelenej prevádzky, t.j. spoločnosť s prebytkom vie otočiť tok a komerčne dodávať energiu do verejnej distribúcie. Takéto riešenie napojené na ERP systém úplne automatizuje účtovníctvo energetických nákladových položiek, odbúrava ručné merania a ich chybovosť, predikuje možné kolízie a vyhýba sa možným penalizáciám.

Podobný princíp ako pri dohľade nad energiami sa dá uplatniť aj pri výrobných strojoch a ich obsluhe. Tu je situácia o čosi jednoduchšia. Výrobné zariadenia už od deväťdesiatych rokov obvykle disponujú nejakým druhom vstupno-výstupného portu, rozhrania alebo aspoň vnútornými sondami snímajúcimi parametre prevádzky. Bohužiaľ, medzinárodné štandardy v tejto oblasti vznikali pozvoľna a väčšina firiem si presadzovala vlastný model rozhrania v snahe ovládnuť trh. Medzinárodné združenie OPC sa roky snaží situáciu štandardizovať a súčasné moderné prepájacie systémy typu MES dokážu prepojiť heterogénny strojový park s dispečerským pracoviskom a dodávať maximálne množstvo údajov riadiacemu pracovníkovi na rozhodovanie a kontrolu. Dispečer vidí, kedy sa pracovník zahlásil ku stroju a začal s výrobou. Vidí, koľko času tam bolo odpracované, koľko súčiastok sa vyrobilo a prípadne, koľko sa minulo spotrebného materiálu. Tieto údaje putujú do ERP systému, porovnávajú sa so stavom objednávok, vstupného materiálu a v neposlednom rade aj vyhodnocujú pracovníkovu mzdu. Ďalej sa sledujú tiež prevádzkové stavy samotného stroja, či sa neprekračuje výrobná teplota, otáčky, stav maziva a iné ukazovatele. Vieme predikovať podľa opotrebenia, či sa blíži čas profylaktickej prehliadky a je potrebné objednať servisných pracovníkov, či nie je potrebné stroj prekalibrovať a pod. Tieto náklady sa v ERP systéme priradia k celkovým nákladom na výrobu. Systém ďalej vedie všetky záznamy o týchto udalostiach na konkrétnom stroji, dokumentácia má teda obdobu online servisnej knižky.

V tomto prehľade boli spomenuté dôvody prepojenia klasických podnikových informačných systémov s produktami tretích strán a niektoré najzaujímavejšie riešenia.
Keďže súčasná doba paradoxne veľmi praje kreativite, na trhu vzniká množstvo nových firiem – zákazníkov s unikátnymi nápadmi a požiadavkami, ktoré potrebujú promptne a inteligentne sledovať a riešiť. Synergia ERP podnikového informačného systému a vhodného riešenia tretej strany takúto výzvu výborne zvláda.