4 kroky ako zoptimalizovať firemné procesy
Na to, aby firmy využívali svoje zdroje efektívne, je potrebné, aby optimalizovali firemné procesy. V tomto článku sa dozviete 4 jednoduché kroky, ktoré vám pomôžu zefektívniť procesy vo vašej firme.
Organizácie sa každodenne stretávajú s výzvou zarobiť čo najviac pri čo najmenších výdavkoch. Manažéri preto hľadajú možnosti, ako zlepšiť firemné procesy spôsobom, ktorý vedie nielen k zníženiu nákladov, ale aj k eliminácii chýb, plytvania času a zdrojov.
Pozrime sa teda na 4 kroky, vďaka ktorým dokážete optimalizovať procesy vo vašej spoločnosti.
1. Identifikujte chybyV prvom kroku sa zamerajte na identifikáciu chýb. Ktorý proces vo vašej spoločnosti dosahuje slabé výsledky, prípadne stresuje vás a vašich zamestnancov?
Proces identifikácie si však nenechávajte len pre seba, je doň potrebné zapojiť aj zamestnancov. Takto je menšia pravdepodobnosť, že na niečo zabudnete. Navyše, ak zapájate do identifikácie nefunkčných procesov a tvorby tých nových, funkčných aj zamestnancov, jednoduchšie si ich osvoja.
Položte si tieto otázky, ktorých cieľom je zistiť, ktoré časti procesu sú nezmeniteľné a ktoré sa zmeniť dajú:
- Čo je cieľom procesu?
- Aký by mal priniesť výsledok?
- Kde sa proces začína a končí?
- Aké aktivity tvoria proces ako celok?
- Ktoré oddelenia a ktorí ľudia sú zapojení?
- Ktoré informácie prechádzajú medzi jednotlivými krokmi?
Nasleduje mapovanie procesu. Je veľmi dôležité sa na jednotlivé procesy pozrieť z dvoch uhlov. Do detailu, ale aj na proces ako celok. Položte si ďalší súbor otázok, vďaka ktorému si dokážete vyhodnotiť pozitíva a negatíva súčasného procesu a následne ho porovnať s vašimi očakávaniami.
- Existuje lepší spôsob, ako tento proces vykonať?
- Ako presne sa daný proces vykonáva?
- Koľko zdrojov sa míňa na daný proces?
- Aká je reálna dĺžka celého procesu?
- Koľko času zamestnancov sa spotrebuje na opravu chýb v procese?
- Kde sa proces reálne končí?
Porovnajte si odpovede na tieto otázky s odpoveďami z prvého kroku, a možno zistíte, že úlohy, ktoré sa zdali dôležité, sú zbytočné.
3. Implementujte nový procesPo detailnom spoznaní procesu a identifikácii možných zmien prichádza na rad implementácia nových postupov. Pre optimalizáciu výrobných a obchodných procesov je rozhodujúce, aby každý člen tímu prijal nový proces a stotožnil sa s ním. Práve preto je podstatné, aby sa do tvorby nového procesu zapájali aj zamestnanci (viď bod 1).
4. Monitorujte, monitorujte, monitorujte…Je možné, že po implementácii nového procesu nebude želaný výsledok lepší, ako pred jeho zmenou. Preto je dôležité každú zmenu monitorovať. Práve v monitoringu vám dokonale pomôže informačný systém, napríklad Asseco SPIN.
Vyhnite sa duplicitnej optimalizácií a nestrácajte zbytočne čas. Naši konzultanti, ktorí majú množstvo skúseností či už s implementáciou nových procesov alebo optimalizáciou zabehnutých procesov vám radi pomôžu.
Zaujala vás táto téma? Pozrite si video, v ktorom náš supervisor tímov Asseco SPIN, Ladislav Jelinek, rozpráva aj o tom, ako sa dajú začať automaticky šetriť náklady a ako sa dá zoptimalizovať proces, ktorý trval 2 týždne tak, aby zabral iba pár minút.
