5 najčastejších chýb pri výbere nového ERP systému

Zavedenie alebo výmena ERP  - vnútropodnikového informačného systému -  je relatívne náročný proces, ktorý mnohí prirovnávajú k stavbe domu alebo prerábke bytu. Firemný informačný systém je veľmi dôležitou časťou každej prosperujúcej spoločnosti a nie je možné ho meniť každý rok, ako napríklad mobilného operátora, pretože len implementácia systému trvá niekoľko mesiacov. Z týchto dôvodov býva pre manažérov a majiteľov firiem výber vhodného ERP systému a spoľahlivého dodávateľa na jeho implementáciu veľkou výzvou.

Ak uvažujete nad výmenou alebo zavedením nového informačného systému do vašej spoločnosti, v článku si prejdeme najčastejšie chyby, ktorým je lepšie sa pri výbere nového ERP vyvarovať.

 

Podobne ako v športe je aj pri výbere informačného systému najdôležitejšia prípravná fáza, ktorú nie je dobré podceniť. Jednoducho by sme mohli prípravnú fázu nazvať  „identifikácia vlastných potrieb“. Existujú tri možnosti ako prípravnú fázu nepodceniť:

 

Firma, ktorá potrebuje komplexnejšie ERP riešenie zamestnáva spravidla viac zamestnancov a má už určitú organizačnú štruktúru. Preto môže na analýzu vyčleniť viacero zamestnancov z rôznych oddelení. Aj keď tento tím môže byť viacčlenný, je dôležité určiť jednu zodpovednú osobu, ktorá získa potrebné informácie o procesoch podniku vo všetkých oblastiach resp. na všetkých oddeleniach, ktoré pracujú so súčasným systémom, alebo budú pracovať s novým.

Všetky informácie je potrebné spracovať do štruktúrovanej podoby aj s návrhmi upravených alebo nových procesov, ktoré po implementácií nového ERP riešenia musia byť jednoduchšie a efektívnejšie. Predsa cieľom nového ERP v podniku je zefektívnenie chodu firmy a úspora nákladov, či už v podobne rýchlejších procesov alebo automatizácie, ktorá zamestnancov odbremení, aby mohli svoj čas venovať iným, dôležitejším činnostiam.

Pri spracovávaní analýzy je veľmi dôležité zamerať sa na vlastné potreby a úžitok, inými slovami, je potrebné mať predstavu „ako vlastne chceme, aby to fungovalo“ a netreba sa limitovať predpokladanými technickými obmedzeniami. Dodávateľ riešenia  by mal sledovať najnovšie trendy a ponúknuť moderné riešenie podľa predstáv klienta. Viackrát som sa pri práci stretol s tým, že klient požadoval napríklad manuálne importy z excelu do ERP, pričom nevedel, že celý proces sa dá plne automatizovať cez API rozhranie. Preto je lepšie radšej vizionársky „lietať v oblakoch“ a následne sa nechať informovať dodávateľom, či je dané riešenie technicky realizovateľné.

Ďalším spôsobom je nechať túto náročnú fázu na svojho potenciálneho dodávateľa. Každá spoľahlivá softvérová spoločnosť klientovi rada s analýzou pomôže. Jednak preto, že uvedené informácie aj tak bude potrebovať na pripravenie adresnej cenovej ponuky a tiež preto, aby si s klientom budovala dôverný vzťah. Výmena alebo zavedenie nového ERP systému býva vo firmách významnou zmenou a, priznajme si, veľké zmeny má málokto rád.

Preto je dôležité, aby firma mala istotu, že nový dodávateľ ERP riešenia ju touto zmenou prevedie bez väčších zaváhaní, a že sa na neho môže spoľahnúť v prípade vzniku nepredvídaných komplikácií. Rizikom pri tomto spôsobe je, že môžete osloviť nevhodnú softvérovú spoločnosť, ktorá buď nie je etablovaná na trhu alebo ponúka zastaralé riešenia, prípadne nedisponuje dostatočnými kapacitami. Tým pádom sa vám môže stať, že bude dodávateľ počas analýzy presadzovať obmedzujúce riešenia, alebo nebude vedieť reálne splniť termíny a proces implementácie môže zlyhať.

Pri výbere nového ERP riešenia môžete využiť aj externé služby, či už ide o skúsených jednotlivcov alebo externé konzultačné spoločnosti. Pokiaľ si vyberiete spoľahlivého externého partnera, ktorému dôverujete a máte overené referencie, určite tým nič nepokazíte. Konzultačné služby však nie sú lacnou položkou a je potrebné vyčleniť rádovo niekoľko tisíc eur z rozpočtu navyše.

 

Keď máte spracovanú analýzu, na jej základe je potrebné pripraviť tender s požiadavkami na nový ERP systém a pozvať doň uchádzačov, vašich potenciálnych dodávateľov. Výber nového ERP riešenia je spravidla dlhý a náročný proces a zo skúseností viem povedať, že klienti nemajú priestor oslovovať veľký počet uchádzačov. Väčšinou ide v praxi o dvoch - troch potenciálnych dodávateľov, s ktorými slovenské firmy rokujú detailnejšie.

Preto sa môže stať, že pokiaľ oslovíte nevhodných uchádzačov - spoločnosti s krátkou históriou, malé spoločnosti bez zázemia alebo bez relevantných referencií - po niekoľkých stretnutiach zistíte, že v skutočnosti dve z troch oslovených spoločností nedokážu splniť ani vaše základné požiadavky na ERP systém. V konečnom dôsledku tak rokujete len s jednou spoločnosťou a nejde o žiadny tender.

Netýka sa to prípadu, keď si firma spraví prieskum trhu ešte pred prípravnou fázou, overí si referencie a postavenie spoločnosti na trhu a postupuje podľa jedného z vyššie uvedených bodov –  t.j. spolupracuje s jedným potenciálnym dodávateľom už počas prípravnej fázy. Pokiaľ si vybudujú dôveru a dôjde k súladu očakávaní po technickej aj ľudskej stránke, už len férovo rokujú o cene riešenia aj bez ďalšieho tendra.

 

Čo? Dokedy? A za koľko? To sú tri otázky, ktoré pri každom obchodnom vzťahu musia mať zodpovedané obe strany a pri výbere ERP riešenia tomu nie je inak. Znie to jednoducho, ale príkladom z praxe si môžeme ukázať, že to býva náročnejšie, ako si myslíme.

Príklad nejednoznačného nákupného zámeru klienta:

„Požadujeme licencie, implementáciu a podporu pre nový ERP systém, ktorý by pokrýval všetky hlavné procesy našej spoločnosti t.j. komplexnú ekonomiku, personalistiku a mzdy, výrobu, logistiku, sklady, správu majetku, DMS, schvaľovanie dokumentov, reporting, controlling a manažérske prehľady, podľa priloženej technickej špecifikácie s termínom dodania do konca budúceho roka. K tomu by sme ďalej chceli nejakým spôsobom zautomatizovať sklad, a keď sa rozšíri náš obchodný tím, požadujeme cloudové CRM podľa potrieb obchodníkov na evidenciu obchodných prípadov, ktoré bude prepojené s ERP a ideálne s mobilnou aplikáciou napr. riešenie „Mobilný skladník  a  mobilný obchodník“, ktoré ste nám predstavovali na prezentácii. Zároveň 12 mesiacov po implementácií prípadne skôr, pokiaľ technické oddelenie vyčlení rozpočet, požadujeme inštaláciu štyroch odvádzacích terminálov do výroby, podľa priloženej špecifikácie v sume do 5000€.“

Uvedený zámer je síce v úvodnej časti jednoznačný, ale v závere sú tri prvky, ktoré z neho robia zámer nejednoznačný. Existujú tri hlavné nástrahy, ktoré spôsobia problémy a ukážeme si tiež odporučenia, ako v takom prípade postupovať.

Nástraha č.1: Nejasne špecifikované požiadavky

Ide o nejasne špecifikovanú požiadavku. Nevieme, či klient potrebuje automatizáciu dát alebo postupu (napr. pri prijímaní tovaru cez čítačky čiarových kódov), alebo či potrebuje kompletnú automatizáciu skladov vrátane automatizovaných vozíkov a regálových zakladačov.

Odporučenie: Je potrebné vrátiť sa k prvému bodu a lepšie spracovať analýzu potrieb

Nástraha č. 2: Podmienené požiadavky podľa budúceho (neistého) vývoja

Momentálne firma nevie, aké potreby bude mať budúci rozšírený obchodný tím, a či a kedy vôbec k uvedenej požiadavke dôjde.

Odporučenie: Vyčleniť podmienené časti z nákupného zámeru,  alebo počkať s výberom, kým sa budúci vývoj resp. budúce požiadavky neujasnia.

Nástraha č. 3: Spojenie viacerých požiadaviek / produktov do jedného nákupného procesu s rôznymi alebo nejasnými termínmi realizácie alebo s rôznym finančným rámcom.

Podľa uvedenej požiadavky ide o položky s rôznym rozpočtovým krytím a rozdielnym – navyše nie úplne jasným – termínom dodania.

Odporučenie: Rozdeliť nákupný zámer a spraviť zvlášť tender na produkty / služby, ktoré majú rozdielne termíny realizácie alebo rozdielny finančný rámec.

 

Ak máme dobre spracované požiadavky, vhodných uchádzačov aj jasný nákupný zámer, už nás nemôže nič prekvapiť. Ale pozor, nesmieme zabudnúť na jednu z najdôležitejších vecí – financie. Znie to ako samozrejmosť, ale neraz sa v praxi stretávam s tým, že klient nemá na výmenu ERP systému vyčlenené finančné zdroje. Každý proces výberu si vyžadoval množstvo úsilia na jednej aj na druhej strane a spotreboval veľa jednej z najdrahších komodít a tou je čas. V závere vždy vyplynulo, že firma nemá a nemôže vyčleniť financie a bolo po funuse. Neboli vyčlenené zdroje.

Ďalšou chybou býva, že klient si síce finančné prostriedky na nový systém vyčlení, ale nie v dostatočnej výške. Ťažko si kúpite Mercedes, pokiaľ máte rozpočet len na Fábiu v základnej výbave. Každá spoločnosť má svoje odlišnosti v procesoch, spôsoboch práce a v neposlednom rade v preferenciách pracovníkov. Každé dobré ERP riešenie sa vie týmto odlišnostiam prispôsobiť a nastaviť tak, aby čo najviac zefektívnilo prácu zamestnancov a celkový chod firmy. Preto pokiaľ sú na ERP systém vyčlenené zdroje zodpovedajúce „krabicovým“ softvérom, nemôžeme očakávať, že sa za ne bude dať implementovať customizované ERP riešenie, ktoré bude pokrývať všetky procesy v podniku od výroby, cez sklady, logistiku, tok dokumentov, workflow, schvaľovacie procesy, atď...

Vhodné je preto v úvodných fázach výberu komunikovať s potenciálnym dodávateľom aspoň cenové intervaly, aby ste sa na investíciu vedeli pripraviť a vyčleniť vhodný rozpočet. Aj keď vo finálnej fáze môže komplexná cenová ponuka rozpočet prevýšiť, vždy môžete s dodávateľom komunikovať, ktoré časti majú pre vás najväčšiu prioritu. Aj tu často platí paretovo pravidlo, že tá najmenej dôležitá funkcionalita si môže vyžadovať najviac úsilia, a môže tak zbytočne navýšiť cenu.

 

Ako sme už uviedli, výber dodávateľa nového ERP systému je pre každú spoločnosť dôležitým rozhodnutím, ktoré netreba nechávať na intuíciu.

Najdôležitejším kritériom je stanovenie nevyhnutných požiadaviek (tzv. „showstopperov“ alebo K.O. kritériá), ktoré musí splniť každý potenciálny dodávateľ. Týkať sa môžu funkcionality systému alebo termínov dodania, prípade referencií, atď. Uchádzačov, ktorí dané kritérium nesplnia, je potrebné vylúčiť, avšak je dôležité, aby uchádzači boli vopred informovaní, že ide o takýto typ vyraďovacieho kritéria.

Je množstvo ďalších spôsobov ako nastaviť ostatné kritériá. Tým najčastejším kritériom, s ktorým sa stretávam, je cena. Ale aj k cenovému kritériu sa dá postaviť rôzne. Napríklad tak, že klient požaduje, aby sa dodávateľ zmestil do vhodne nastaveného rozpočtu a následne, pokiaľ je táto podmienka splnená, cena nemá ďalší vplyv na poradie uchádzačov.

Mnohokrát však, či chceme, či nechceme, cena zohráva dominantnú úlohu pri rozhodovaní. Dôležité je, aby v tomto prípade cena nebola jediným kritériom, a aby každá spoločnosť kládla väčší dôraz na funkcionalitu a skúsenosti uchádzačov. K jednotlivým kritériám je dobré priradiť „váhu“, ako veľmi je pre nás dané kritérium dôležité.

Pokiaľ uvažujete nad novým informačným systémom, alebo si nie ste istý, či by vám nasadenie ERP riešenia pomohlo, ozvite sa nám a rád sa o tom s vami porozprávam.