Digitalizácia a vyťažovanie dokumentov

Chcete digitalizovať dokumenty kolujúce po firme? Potrebujete k nim mať jednoduchý prístup aby ste s nimi mohli pracovať a archivovať ich? Na toto všetko sa používajú systémy, ktoré sa skrývajú za skratkou OCR (Optical Character Recognition), čiže optické rozpoznávanie znakov.

V prípade, že ste sa našli vo vyššie uvedených bodoch je pre vás vhodná digitalizácia dokumentov. Pod pojmom digitalizácia si môžete predstaviť množstvo vecí, ako napríklad jednoduché naskenovanie dokumentov, ale to najskôr nie je to, čo hľadáte. OCR systém nemôže fungovať ako solitér, ale musí byt integrovaný s informačným systémom, CRM a ďalšími systémami pre priame uložení údajov. Niektoré informačné systémy OCR natívne obsahujú, iné majú integrované riešenie od dodávateľa OCR.

Skutočne dobré OCR systémy sa vyznačujú učiacim sa algoritmom, ktorý vylepšuje výsledky pri vyťažovaní údajov. Dokážu vyťažovať nielen hlavičkové údaje, ale i jednotlivé položky. Tieto systémy dokážu kontrolovať vyťažené údaje a porovnať ich s inými dátovými zdrojmi, napríklad porovnaním čísla bankového účtu na prijatej faktúre s číslom uloženým v systéme a overiť jeho správnosť. V prípade zistených rozdielov s údajmi na faktúre a údajmi v informačnom systéme, na tieto nezrovnalosti upozorní a poverený pracovník ich skontroluje.

Zastavím sa teraz pri dvoch druhoch dokumentov, kde je možné vyťažovanie využiť najlepšie:

V minulosti bolo nutné všetky doklady ručne prepisovať do účtovného programu. V niektorých firmách toto pretrváva až dodnes. Ide o veľmi neodbornú činnosť, ktorá často vykazuje chyby, účtovníčkam zaberá veľa času a spôsobuje neefektívne využívanie ich kapacít.

Digitalizácia účtovných dokladov môže znamenať veľký prínos v  plne digitalizovanom workflow účtovných dát. V praxi to znamená, že recepčná alebo asistentka nebehá po firme s balíkom papierov, prípadne odpadá zložité preposielanie e-mailov s faktúrou v prílohe naprieč firmou tam a späť. Recepčná v prípade, že príde papierová faktúra, túto faktúru naskenuje a spustí schvaľovacie workflow v informačnom systéme. Schvaľovanie potom môže prebiehať celkom elektronicky pomocou spusteného schvaľovacieho workflow v informačnom systéme, bez ohľadu na to, kde sa zodpovedná osoba nachádza. Ku schváleniu zvyčajne stačí chytrý telefón, tablet alebo notebook s prístupom na internet. Samozrejmosťou je elektronický podpis a časová pečiatka.

Až po schválení sa doklad dostáva k účtovníčke na zaúčtovanie. Manažment tak môže mať okamžitý prehlaď o nákladoch, ktoré sa do firmy dostávajú.

Benefity digitalizácie účtovných dokladov sú až v 80% úspore času pri vyťažovaní údajov, minimalizujete chybovosť, zrýchlite schvaľovací proces a vaši zamestnanci sa tak môžu venovať produktívnejším činnostiam.

Vďaka OCR získate možnosť fultextového vyhľadávana v dokumentoch. Prepojením s DMS systémom urýchlite ich kolovanie. Každý dokument nájdete behom pár sekúnd bez toho, aby ste strácali čas neproduktívnym prehľadávaním zdieľaných úložísk. Zabezpečíte si dokumenty proti strate a zničeniu. Samozrejmosťou je riadenie prístupových práv k dokumentom.

Naše produkty Asseco SPIN a Asseco HELIOS majú OCR integrované dvoma rôznymi spôsobmi.

Asseco SPIN obsahuje OCR natívne v podobe vyťažovania dokumentov vo formáte ISDOC. Umožňuje vytvoriť e-mailového klienta, ktorý dokáže z dokumentov vo formáte pdf vyčítať hlavičkové údaje a tento dokument pripojiť k záznamu. V prípade, že máte veľké množstvo dokladov vo fyzickej forme, je samozrejme možné tieto dokumenty naskenovať a opäť využiť OCR.

Asseco HELIOS má integrované riešenie OCR s možnosťou rozšírenia o DMS od partnera SOCOS IT. Pomocou tohoto riešenia je možné vyčítať hlavičkové údaje a v niektorých prípadoch i položky na faktúre. Pri využívaní zákazník nevníma akýkoľvek prechod medzi systémami. Samozrejmosťou je garancia plnej funkčnosti tohoto riešenia.

Digitalizácia firemných procesov je nevyhnutným krokom vpred. Začiatok môže byť v digitalizácii dokladov kolujúcich po firme. Zamestnancom týmto ušetríte kopu času venovanému administratíve, čo sa prejaví v efektivite práce. Digitalizácia taktiež umožňuje efektívnejšiu prácu naprieč rôznymi oddeleniami.

Na digitalizácii je vhodné nahliadať ako na investíciu, ktorá vám prinesie úspory a zefektívnenie v iných oblastiach. S digitalizáciou môže byť spojené ukladanie súborov do cloudu. Obvykle s cloudom potom prichádza aj prijatie modelu SaaS (softvér ako služba). Ide o zásadný krok k úspešnej digitalizácii a digitálnej transformácii. SaaS umožňuje škálovateľnosť a neustále vylepšovanie funkčností. Je potrebné byť pripravený prijať zmeny. Model SaaS umožňuje znížiť náklady na čas a zdroje potrebné na prevádzkovú údržbu softvéru. K tomu všetkému je potrebné sa spojiť so spoľahlivým a kvalitným partnerom a úspech digitalizácie je zaručený.