Ako na inventarizáciu s rozumom a efektívne
Inventarizácia hmotného majetku sa obvykle robí v intervale minimálne raz za 4 roky, v období pred účtovnou uzávierkou. Táto povinnosť vyplýva zo zákona o účtovníctve 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov ktorý v § 29, ods. 1 definuje inventarizáciu: Inventarizáciou
sa overuje či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov (t. j.
vlastného imania) v účtovníctve, zodpovedá skutočnosti.
Inventarizácia pozostáva z piatich častí:
- Inventúra
- Porovnávanie účtovného stavu so skutočným stavom
- Zaúčtovanie inventarizačných rozdielov
- Posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov v účtovníctve so skutočnosťou
- Zostavenie inventarizačného zápisu
Najviac problematickým bodom pri inventarizácií je inventúra, t.j. fyzické dohľadanie majetku s následným posúdením jeho stavu. Vo väčšine malých a stredných firiem sa pri tomto úkone využíva papierová forma. Vyššia forma je využitie MS Excelu, no stále je to neefektívna a málo presná metóda.
Ako teda robiť inventarizáciu efektívne?
Základom je označovať majetok štítkami buď s grafickými, opticky snímateľnými kódmi, alebo RFID (rádio frekvenčná identifikácia) štítkami s čipmi.
Pri výbere technológie by sa malo prihliadať na to, v akom prostredí sa majetok nachádza, jeho dostupnosť, pridaná hodnota riešenia a v neposlednom rade náklady na zaobstaranie.
Najprogresívnejšie a zároveň najdrahšie riešenie je určite RFID. Jeho nespornou výhodou je rýchlosť akou vieme zosnímať štítky, t.z. je možné snímať viacero štítkov naraz a nie je nutné mať priamu viditeľnosť na štítok. Zároveň je možné túto technológiu využiť aj ako zabezpečenie pred prípadným odcudzením.
Nevýhodou sú určite náklady na zaobstaranie, ktoré sú niekoľko násobne vyššie ako pri grafických opticky snímateľných kódoch. Zároveň je to technológia ktorá sa nedá použiť vo všetkých prostrediach, t.j. prostredia s vyšším elektromagnetickým „smogom“, prípadne prostredie kde sa využívajú pre krytie kovové siete, čo znižuje účinnosť prípadne úplne odtieni štítok.
Lacnejším riešením, no z pohľadu pomer cena/výkon, je víťazným riešením využitie grafických, opticky snímateľných kódov. Konkrétne sa využívajú čiarové 1D kódy napr. EAN 13, 128 a ITF, alebo 2D kódy - napr. QR kódy. Všeobecne je lepšie využívať QR kódy, ktoré sú menej citlivé na poškodenie, pričom miera poškodenia, ktorú dokáže ešte čítačka načítať je na úrovni 30%.
Pre zosnímanie štítku je možné využiť buď fotoaparát mobilného telefónu, alebo 2D laserový skener na špecializovaných mobilných termináloch. Klasický mobilný telefón je lacnejšia alternatíva, jeho nevýhodou je, že zosnímanie je pomalšie a pri zhoršených svetelných podmienkach nemusí fungovať správne. Pri mobilných termináloch, napr. ZEBRA TC21 je snímanie veľmi rýchle, presné a funguje aj pri naozaj zlých svetelných podmienkach, ich nevýhoda je určite cena.
Okrem hardvérových prvkov hrá dôležitú úlohu softvérové riešenie. Každé lepšie ERP už disponuje mobilnou aplikáciou pre inventarizáciu majetku, buď vlastným alebo od externého dodávateľa.
Načo dbať pri výbere riešenia?
- Podpora zariadení – ideálne riešenie podporuje čo najširšie spektrum zariadení, vrátane špeciálnych mobilných terminálov, čo dáva istotu, že inventúru urobíte v čas a s primeranými nákladmi. Napríklad v dobre osvetlených kanceláriách je možné prevádzať inventúru aj so služobnými mobilnými telefónmi, bez nutnosti zakúpenia drahších jednoúčelových mobilných terminálov s laserovými čítačkami prípadne sa viazať na Android alebo IOS.
- Mobilita – Offline režim – nie všade je dostupná WIFI, offline režim je istota, že aj v priestoroch zle pokrytých signálom bude inventúra hračkou.
- Jednoduchá a rýchla obsluha – intuitívne ovládanie je dôležité hlavne preto, že inventarizácia sa nerobí často a pri nárazových akciách často vypomáhajú brigádnici, preto ovládať aplikáciu bez siahodlhého zácviku napomáha k jej hladkému priebehu.
- Spoľahlivý a bezpečný prenos údajov z a do ERP – síce posledný bod, ale z pohľadu dôležitosti určite na prvom mieste.
A aké riešenie vie ponúknuť ERP Asseco SPIN?
Asseco SPIN disponuje aplikáciou, ktorú si viete stiahnuť z Apple store, prípadne Google store, s názvom Asseco SPIN –
Inventúra majetku. Aplikácia je multiplatformová. Podporuje okrem štandardných mobilov aj riešenia od spoločnosti ZEBRA, mobilný terminál TC 21. Podporuje offline režim, pričom prenos dát prebieha automaticky na pozadí bez nutnosti obsluhy zasahovať do procesu prenosu dát. Dáta sa prenášajú cez rest API.
Aplikácia umožňuje po stiahnutí rozpracovanej inventúry majetku zo systému Asseco SPIN, vyhľadávať, modifikovať a zapisovať zmeny položiek inventúry.
Kľúčové vlastnosti aplikácie:
Podpora offline režimu – inventúra sa stiahne do mobilného zariadenia, synchronizácia prebieha priebežne, v prípade straty pripojenia si aplikácia zaznamenáva zmeny, ktoré odošle pri najbližšom pripojení sa do siete WIFI.
Vyhľadávanie pomocou načítania čiarového kódu - nutnou podmienkou je, aby malo zariadenie fotoaparát a povolenie na jeho používanie.
Na položkách je možné zmeniť:
- Osobu
- Umiestnenie
- Organizačnú štruktúru
- Ekonomický objekt
Vyhľadanie a filtrovanie položiek je možné aj ručne cez:
- Názov
- EAN
- Výrobné číslo
- Umiestnenie
- Osoby
- Organizačnú štruktúru
Inventarizácia majetku má síce svoj zákonný interval, ale takéto riešenie celý tento proces natoľko zjednoduší, že každoročné skontrolovanie a prepočítanie majetku sa stane rutinou, ktorá prestane byť stresujúcou udalosťou vo firme. To ocenia nielen účtovníci, ale aj vedenie.
