Prečo nechceme meniť informačný systém

O aké otázky konkrétne ide? Sú to najmä: Nedalo by sa niečo robiť jednoduchšie? Prečo mám kopec excelovských tabuliek, ktoré nie sú súčasťou ERP? Prečo mám zhluk niekoľkých navzájom neprepojených a softvérov? Pracujem s jednými dátami? Odvádzam dnes vo výrobe ručne na papier dalo by sa to zautomatizovať? Mám povedomie o tom, čo sa vlastne vo výrobe deje? Prípadne pri e-commerce – prečo musím tovar naskladňovať do informačného systému a potom ešte raz do e-shopu? Nedalo by sato zjednodušiť a všetko vrátane fotiek a cenotvorby riadiť z jedného miesta s jedným človekom? Akú mám víziu svojej firmy? Kam chcem smerovať? Dokáže ma v tom súčasný informačný systém podporiť?

Pretože už sme doň nasypali množstvo peňazí, tak to musíme vydržať… Nevyhovuje nám, ale naše účtovné oddelenie hrozí, že odíde… Sme na naň zvyknutí… Nevyhovuje nám, ale nevieme si predstaviť, že by to mohlo fungovať lepšie… Nemáme na to čas... Nemáme na nový ERP peniaze... To sú len niektoré „argumenty“, ktoré počúvam v rôznych firmách pri otázkach na to, ako im funguje ich ERP a či uvažujú o zmene. Skúsenosti mám z dvoch trhov – dlhé roky som pôsobil v Česku, teraz pôsobím na Slovensku. Na oboch trhoch sa stretávam s podobnými prototypmi nespokojných zákazníkov s ich ERP. Nižšie popíšem najobvyklejšie druhy nevyhovujúcich ERP, s ktorými sa stretávam:

● MS Excel a k nemu prilepené softvéry

● Zastaraný informačný systém

● One man show systém

● Poddimenzovaný systém

● Predimenzovaný systém

Pozrime sa na nich podrobnejšie.

Nemám nič proti Excelu, je to silný nástroj, ktorý tiež rád využívam, ale firmu by som v ňom riadiť nechcel. Je to na prvý pohľad veľmi lacné riešenie, ktoré však z dlhodobého hľadiska nie je veľmi výhodné. Nie je možná akákoľvek automatizácia procesov v podobe bezpapierovej výroby, alebo len obyčajného odvádzania operácií vo výrobe pomocou terminálu. Samozrejme chýba akákoľvek previazanosť s účtovníctvom, skladmi, nákupom a predajom.

Každá zo spomínaných oblastí si žije svojim životom a kladie vysoké nároky na pracovníkov, ktorí ich ovládajú. Namiesto toho, aby mali dáta na jednom mieste, tak si otvárajú rôzne súbory a volajú vedúcemu výroby, alebo skladníkovi, aby zistili reálny stav vecí. Nedajbože, aby v ňom niekto omylom zmazal nejaký vzorec v jedinej bunke. V prípade, že Excelom riadim výrobu, tak je z nej vlastne taká čierna diera, do ktorej z jednej strany vstupuje materiál a na druhej strane vypadávajú polotovary alebo hotové výrobky, ale čo sa deje v procese reálne, netuším. Z Excelu nie som schopný zistiť kde sú úzke miesta, ktoré môžu brzdiť výrobu. Napríklad v zákazkovej výrobe si ľudia veľmi často nevedia predstaviť, že kvalitné ERP môže byť natoľko pružné, že bez problémov zvládne aj tento typ výroby. Podobne je to aj pri plánovaní výroby – ak v kvalitnom ERP potrebujem rýchlo preplánovať výrobu, tak to nie je žiadny problém.

Veteráni medzi ERP? Cesta môže byť veľmi dobrodružná, môže trvať dlhšie a zrejme budú potrebné aj viaceré neplánované zastávky. Z určitého (masochistického) uhla pohľadu bude možno aj romantická. A áno, nakoniec s nimi dôjdete do cieľa. Ale, patrí toto do biznisu??? Vychádza to z histórie, kedy v našom priestore (CZ a SK) bolo po roku 1989 plno kvalitných programátorov, ktorí mali veľa nápadov a chceli ich zúročiť. V tom čase vzniklo množstvo súčasných ERP a okrem iného, aj z tohto dôvodu je tento trh tak roztrieštený. Prechod z DOSu okolo roku 2000 tieto systémy ešte zvládli, a to bolo asi tak všetko. Výrobca tento systém ďalej nedokáže rozvíjať. Vykonáva len kozmetické úpravy, aby to vyzeralo, že sa niečo deje. Avšak nedokáže ho posunúť do súčasnosti, alebo dokonca pripraviť na ďalších 10 rokov života v meniacom sa prostredí. Dôvodom je to, že výrobca nie je schopný zaplatiť adekvátny vývojový tím.

Avšak pozor, znakom tohto informačného systému nemusí byť nízka cena! Je možné, že zákazník platí ako maintenance, v rámci ktorej má legislatívne aktualizácie. Tak má uzavretú aj servisnú zmluvu na to, aby mal nejakú podporu – v súčte to nie je práve málo peňazí. Zákazník, aj napriek vyššie uvedenému musí občas platiť aj „neštandardné“ legislatívne zmeny (v poslednej dobe napr. Covid legislatíva). Samozrejme sú oblasti a odbory, kde nie je nutné nič meniť, ale vo väčšine odborov ide vývoj dopredu a firmy musia reagovať na požiadavky meniaceho sa prostredia. Toto všetko sa samozrejme premieta aj do požiadaviek na ERP, ako je flexibilita, automatizácia procesov, kvalita výstupov z ERP. Zvyšujú sa nároky na kvalitu a presnosť všetkých činností pri znižujúcej sa kvalite pracovníkov na najnižších pozíciách. Tam všade kvalitné ERP pomáha.

Máte radi One Man Show? Alebo dokonca Stand up Comedy? Sú to produkty bývalých študentov, alebo jednoducho niekoľkých ľudí, ktorí sa kedysi dali dohromady, niečo vytvorili (všetka česť, vážim si podnikavých ľudí, ktorí niečo dokázali), ale už to nie sú schopní komplexnejšie rozvíjať. Nemám tým na mysli úzko špecializované systémy, ktoré sú profilované iba pre úzku skupinu zákazníkov. Tieto maličké firmy o počte niekoľkých zamestnancov obvykle nemajú zázemie a ani zastupiteľnosť. Informačný systém vyvinuli napr. ako svoju diplomovú prácu a predali pár zákazníkom. Tvária sa, že zákazníkovi tento systém „stavajú na mieru“ (v skutočnosti sa na zákazníkovi učia) a ten platí a platí a systém stále nefunguje podľa jeho predstáv. Zákazník sa s týmto systémom snaží pracovať - ​​plní ho svojimi dátami, ale dostať z neho akýkoľvek výstup je takmer nemožné. Samozrejme sa vykonala hromada zákazkových úprav a úprav týchto úprav, aby to bolo nejako funkčné.

So zákazkovými úpravami samozrejme idú ruka v ruke komplikácie pri upgradoch a aktualizáciách, kedy systém po vykonaní aktualizácie môže padať, alebo sa nerozbehne tak, ako má a je nutné to riešiť. Rizikom tiež je, že sa autorovi niečo stane, alebo sa so svojimi partnerov rozháda. Z pohľadu zákazníka bol tento systém veľmi lacný na obstaranie, ale už do toho (možno radšej) nepočíta peniaze, ktoré do takého systému nalial v priebehu času v podobe rôznych programových úprav a úprav týchto úprav, atď. Rokovania s týmito zákazníkmi potom bývajú veľmi náročné predovšetkým z pohľadu ponúknutej ceny, pretože ceny služieb sa im zdajú byť vysoké. Neuvedomujú si však, že ich súčasný dodávateľ im síce všetko robil za nízku hodinovú sadzbu, ale „vybral“ si peniaze na rôznych ďalších „úpravách“, ktoré nie sú dokladovateľnéé. Je tiež potrebné si uvedomiť, že súčasný systém sa vyvíjal do súčasného stavu veľa rokov a teraz je nutné toto všetko dostať počas krátkej doby do nového systému a súčasne sa posunúť technologicky ďalej.

Malé a lacné. Kedysi sme to zaobstarali a stačilo nám to... Nechce sa nám meniť zvyky... Cítime, že to prerastáme, ale stále sú „dôležitejšie“ veci na programe dňa... Obvykle ide o krabicové, pôvodne účtovné softvéry, ktoré na seba nabalili ďalšie funkcionality, aby boli „väčšie“ čím sa snažia konkurovať robustnejším systémom. Alebo môže ísť o zlepencov niekoľkých samostatných riešení s rôznou mierou integrácie. Tieto riešenia zvyčajne nie sú schopné sa prispôsobiť zákazníkovi, je to stále krabica a je nutné systém používať tak, ako je dodávaný. Ak má niekto schopného „ajťáka“, tak si môže tento systém nejako naohýbať sám, v tomto prípade hrozí to, že sa z toho stane taká One Man Show popísaná v predchádzajúcej časti. Podpora od výrobcu spočíva iba v tom, že chodí legislatívna aktualizácia a občas sa rozhranie prefarbí do modernejšej podoby.

V praxi to znamená, že musím mať na svoj biznis viac zamestnancov, ako v prípadekeď by som mal informačný systém adekvátny svojej veľkosti. Tieto softvéry potom „odporúčajú“ ďalšie externé riešenia, ktoré si môžete pripojiť a vytvoriť si tak väčší systém, ale obvykle vám nezaručí, že to bude fungovať. Stáva sa tiež, že potom od nefunkčného prepojenia dávajú všetci dodávatelia ruky preč, zákazník je nahnevaný, ale neodíde, pretože má strach z toho, že sa dostane z dažďa pod odkvap… Pri cenovom vyjednávaní je potom krabicový softvér cenovo porovnávaný s plnohodnotným ERP. Samozrejme, že cena štandardného ERP je vyššia, pretože na začiatku je nutné vykonať analýzu procesov, potom nastaviť celý systém, môžu sa robiť sa programové úpravy na mieru, zaškoliť používateľov atď. To je podstatný rozdiel oproti krabicovému softvéru, kde si môžete pozrieťa nejaké tutoriály a preklikať si nápovedu, čo hovoríte?

Tiež chodíte s kanónom na vrabce? Že nie? Ale asi sa vám už stalo, že ste si zaobstarali niečo neadekvátne veľké... ako napríklad auto, byt, dom... alebo ERP... Dôvodov, prečo sa do firmy zaobstaral obrovský systém neadekvátnyveľkosti spoločnosti je mnoho.

● Niekedy je to preto, že „matka“ v zahraničí rozhodla - s tým sa nedá nič robiť.

● Dostali sme dotácie.

● Ďalším z dôvodov mohli byť aj plány a vidiny rozvoja, ktoré sa nepodarilo realizovať.

Obvykle je v týchto veľkých systémoch naliate veľké množstvo peňazí (celý systém je drahý licenčne a zvyčajne je vysoká aj cena služieb s tým súvisiacich). V hlavách manažérov prevláda presvedčenie, že ťažko budú majiteľom vysvetľovať, a niekedy aj sami sebe, že údržba takého systému jednoducho z firmy odčerpáva veľké množstvo peňazí. Z vlastnej skúsenosti viem, že prechod na menší systém, by firme z dlhodobého hľadiska ušetril vyššie spomínané náklady, a to aj napriek počiatočnej investícii na obstaranie a implementáciu nového systému. Veľký systém ponúka samozrejme veľa možností a dokáže pokryť veľké množstvo procesov, ale vzhľadom k cenám sa do toho nejde. Naopak, lepí sa to dokupom lacnejších softvérov na jednotlivosti ci Excelmi a nakoniec je z toho podobný zlepenec ako pri poddimenzovanom systéme.

Zažil som jednu pomerne veľkú firmu, ktorá si na dotácie zaobstarala veľký systém s vidinou, že tento systém pokryje 80 % firemných agend. Po cca. 5-tich rokoch používania si urobili revíziu a zistili, že hlavný systém pokrýval sotva 40 % týchto agend a zvyšok sa odohrával v rôznych Exceloch a softvéroch, niekedy v prepojených, niekedy v solitérnych. Prečo k tomu došlo? Úpravy systému boli veľmi drahé a ľuďom sa povedalo: „Nejako si poraďte, ja potrebujem mať dáta...“. Viedlo to k vyššie popísanému zlepencu, do ktorého si ľudia preťahovali dáta z rôznych miest systému namiesto toho, aby si tieto dáta ľahko a rýchlo vyťahovali priamo zo systému.

O čom tento opis vlastne bol? Bol o tom, že v prípade neadekvátneho informačného systému sa biznis robí zle. V dnešnej turbulentnej dobe obzvlášť. Sú to nielen aktuálne výzvy v podobe neistoty cien energií, surovín atď. Sú to tiež výzvy technologického rázu ako je prechod na Priemysel 4.0, automatizácia procesov, požiadavky na flexibilitu na všetkých úrovniach, atď. Toto sa týka všetkých firiem – obchodných, výrobných, servisných... Kto nebude pripravený, tomu sa môže veľmi ľahko stať, že prestane rásť a začne postupne stagnovať až prejde do útlmu. Čas na zmenu je kedykoľvek, a čím skôr, tým lepšie.