Excel ako veterán medzi ERP
V dnešnom rýchlo sa rozvíjajúcom priemyselnom prostredí podniky hľadajú sofistikovanejšie spôsoby, ako spravovať a využívať svoje údaje na podporu lepšej informovanosti, automatizácie a digitalizácie. Zatiaľ čo systémy ako ERP a BI zohrali na tejto ceste významnú úlohu, čoraz viac si uvedomujeme, že prechod od tradičných tabuľkových nástrojov, ako je MS Excel, na jednotný informačný systém môže odomknúť nové možnosti. Pri prechode z tabuľkových procesorov so statickými údajmi na komplexné informačné systémy však treba zvážiť veľa rôznych aspektov. Aké sú obmedzenia tabuľkových procesorov a prečo by ste mali začať používať jednotné informačné systémy? Aj na tieto otázky nám odpovedal Maroš Ambrozy, obchodný manažér v spoločnosti Asseco Solutions, a. s.
Mnoho priemyselných odvetví sa pri správe a analýze údajov tradične spoliehalo na tabuľky, ako je MS Excel. S rastom podnikov a so zvyšovaním zložitosti údajov však rastie potreba prechodu na jednotné informačné systémy. Mohli by ste vysvetliť, prečo je tento prechod čoraz dôležitejší, najmä v kontexte automatizácie a digitalizácie? Aké sú hlavné obmedzenia a výzvy, ktorým podniky čelia?
Áno, je pravda, že veľa výrobných spoločností využívalo MS Excel ako hlavný nástroj na správu a analýzu údajov. S postupným rastom spoločnosti však nie všetci podchytili potrebu zavedenia jednotného informačného systému, resp. ERP (angl. Enterprise Resource Planning) riešenia a MS Excel im už nestačil. Tu je dôležité povedať, že existuje veľa firiem, ktoré sa do implementácie ERP riešenia pustili, aj ju dokončili, no stále využívajú excel. To znamená, že nie je dôležité mať ERP, ale je dôležité mať správne naimplementované a moderné ERP.
V dnešnej rýchlo sa meniacej dobe je extrémne dôležité mať údaje v reálnom čase, na ktoré sa môže vedenie spoločnosti spoľahnúť a vykonávať rozhodnutia, ktoré môžu byť často aj existenčné. Tu sa z môjho pohľadu ukazujú kľúčové výhody komplexného informačného systému. Už len predstava, že tieto údaje chceme získať z desiatok excelov, vyvoláva pochybnosti a zvyšuje riziko chybovosti. Trendom je dnes určite automatizovať výrobné, ale aj ostatné procesy v spoločnosti, kde narážame na obmedzenia excelu. Moderné ERP riešenia prinášajú funkcie, ako je synchronizácia kusovníkov medzi PLM/PDM riešeniami a konkrétnym ERP, pokročilý workflow, jednoduchá možnosť prepájania sa s treťostrannými riešeniami a množstvo iných.
Prechod z tabuľkových procesorov na komplexný informačný systém ponúka niekoľko výhod, mohli by ste zdôrazniť niektoré z nich? Ako informačné systémy zlepšujú správu údajov, dostupnosť a analýzu v porovnaní s prístupmi založenými na tabuľkových procesoroch a prečo sú tieto zlepšenia nevyhnutné pre moderný priemysel?
Pamätám si z minulosti, že v súvislosti s podnikovými informačnými systémami sa často spomínali ako výhody ušetrené ľudské kapacity. Dnes už však vieme, že to tak nie je. Hlavným prínosom sú údaje z rôznych oddelení spoločnosti na jednom mieste. S týmito údajmi vieme následne pracovať – analyzovať ich, reportovať, čo nám môže slúžiť ako podklad zefektívňovania výrobných alebo administratívnych procesov.
To všetko závisí od rozsahu a hĺbky implementácie daného riešenia. Digitalizácia ako taká a komplexné informačné systémy prinášajú nespočetné množstvo benefitov. V súčasnosti by som však zdôraznil tieto: udržanie konkurencieschopnosti, rýchle rozhodovanie sa na základe ľahko prístupných údajov, maximalizácia efektivity práce na všetkých úrovniach a náklady pod kontrolou.
Najťažšou časťou je však príprava podnikov na migráciu na nový systém. Ako tento proces prebieha?
V praxi sa stretávame s dvoma prístupmi. Sú spoločnosti, ktoré majú jasné zadanie od prvého kontaktu s potenciálnym dodávateľom. Iné spoločnosti vedia len to, že potrebujú niečo zmeniť a zaviesť „systém“. Od toho sa odvíja aj naša komunikácia a spôsob vedenia implementácie. U nás v Asseco Solutions je štandardom, že každý projekt implementácie ERP riešenia má z našej strany vyhradeného projektového manažéra, ktorý dohliada na celý proces implementácie a na začiatku procesu stanoví míľniky, akceptačné kritériá a pod.
Nasledujú prvotné stretnutia, na ktorých sa analyzujú a nastavujú konkrétne procesy v spoločnosti už v danom ERP riešení. Fáza školení a workshopov zabezpečí pripravenosť používateľov na chod v ostrej prevádzke. Nasleduje schválenie akceptačných kritérií a postupný prechod do fázy GO LIVE. To však neznamená koniec spolupráce s dodávateľom. Spoločnosti postupným používaním majú snahu riešenie stále zlepšovať, a preto v tomto ohľade vzniká dlhodobá spolupráca.
Praktické príklady často pomáhajú ilustrovať výhody technológií. Môžete sa podeliť o nejaké príklady z praxe, v ktorých podniky urobili tento posun a zaznamenali významné zlepšenia pri správe dôležitých údajov? Akým konkrétnym výzvam čelili tieto podniky a ako tieto výzvy vyriešila implementácia jednotného informačného systému?
Veľmi pekným príkladom je nemenovaná zákazková výroba, ktorá pred implementáciou nášho riešenia používala desiatky excelov. Práca s množstvom excelov mala nevýhody. Udržiavanie aktuálnosti všetkých excelov bolo veľmi prácne a často spôsobovalo chyby. Tiež práca s údajmi v rôznych exceloch bola veľmi zložitá a neprehľadná. Ďalším problémom, ktorý spoločnosť riešila, bolo manuálne vytváranie kusovníkov v zastaranom systéme, aj keď 3D modely svojich výrobkov mali kompletne spracované v CAD a PLM softvéri. Uvedené kusovníky obsahovali aj stovky pozícií, čiže táto činnosť bola maximálne neefektívna. Zavedením komplexného ERP riešenia spoločnosť úplne eliminovala MS Excel a všetky informácie o otvorených projektoch dokáže riadiť z jedného dashboardu v informačnom systéme. Prácnosť pri manuálnom vytváraní kusovníkov bola vyriešená prepojením na PLM systém a celé kusovníky sú teda prenášané do ERP softvéru.
Presnosť údajov a prehľad v reálnom čase sú dôležité pre plynulý chod priemyselných podnikov. Ako tieto informačné systémy zvyšujú kvalitu a spoľahlivosť údajov v porovnaní s tabuľkovými procesormi a aký to má vplyv na rozhodovacie a automatizačné procesy?
Ako som už spomenul, práca s množstvom excelov je často neprehľadná a aktuálnosť údajov nie je zabezpečená. Pri ERP riešeniach sú všetky údaje zaznamenávané na jednom mieste, kde môžete určiť ich pôvod, prípadne osobu, ktorá ich do systému zaznamenala, tiež dátum a čas, kedy bol daný údaj vložený. S týmito údajmi viete následne pracovať z jedného miesta oveľa efektívnejšie, navyše tieto údaje majú výpovednejšiu hodnotu ako údaje z množstva excelov.
Pri zvažovaní prijatia novej technológie sú často problémom náklady. Existujú potenciálne úspory nákladov z dlhodobého hľadiska? Aké sú niektoré kľúčové faktory, ktoré by podniky mali vyhodnotiť pri posudzovaní ROI?
Pri zvažovaní investície do jednotného informačného systému je určite dôležité pozerať sa na veľkosť spoločnosti, treba však rátať aj s rastom a plánmi do budúcna. Pri prvotnej investícii je rozumnejšie investovať vyššiu sumu do riešenia, ktoré bude danú spoločnosť podporovať, a rásť spolu s ňou aj neskôr. Na trhu je totiž množstvo menších riešení, ktoré zaujmú cenou, avšak to môže mať za následok, že po troch rokoch si spoločnosť uvedomí, že funkcionality daného riešenia už nepostačujú, a preto musí znovu uvažovať nad novým riešením, ak nechce v rozvoji zaostávať oproti konkurencii.
Priemyselné podniky sa líšia svojimi potrebami, a preto je flexibilita nevyhnutná. Ako možno informačné systémy prispôsobiť potrebám tak, aby spĺňali špecifické požiadavky odvetvia, a ako sú tieto systémy škálovateľné, keď podniky rastú?
Na trhu máme množstvo odvetvových riešení a väčšina dodávateľov vie svoje riešenia prispôsobovať potrebám zákazníka. Tu je však dôležité povedať, že aj riešenia zamerané na konkrétnu oblasť vychádzajú zo štandardných procesov, ktorých kostra je vo väčšine segmentov a firiem rovnaká. Každá firma, ktorá niečo vyrába, potrebuje nakupovať, riešiť technológiu, vyrábať, expedovať a na konci predávať. Prispôsobovaním sa väčšinou upravujú ďalšie nadväzujúce podprocesy. Skvelým príkladom sú napríklad kalkulácie. Na druhej strane si jednotný informačný systém netreba zamieňať so špecializovanými softvérmi, ako sú PLM/PDM/CAD/CAM a iné. Tieto systémy vám žiadne ERP nenahradí. Moderné ERP riešenia svojou architektúrou umožňujú rásť spolu so spoločnosťou.
Automatizácia často zahŕňa rôzne technológie a systémy, ktoré spolupracujú. Ako uľahčujú jednotné informačné systémy integráciu s inými digitalizačnými nástrojmi, snímačmi, zariadeniami internetu vecí či automatizačnými platformami?
Mnoho spoločností očakáva, že ERP riešenie pokryje všetky firemné procesy do najväčších detailov. V praxi to však nie je možné. ERP nikdy plnohodnotne nenahradí špecializované softvéry ako CAD/CAM, MES, OEE a podobne. Preto je dôležité, aby ERP riešenie, pre ktoré sa firma rozhodne, bolo postavené tak, aby jeho prepojenie s uvedenými a ďalšími digitalizačnými nástrojmi bolo možné a pomerne jednoduché. Ideálne na online báze. Najčastejšie sa na túto komunikáciu využíva API (angl. Application Programming Interface). Existujú však ERP riešenia, ktoré už majú hotovú integráciu s riešeniami tretích strán.
S narastajúcou digitalizáciou procesov je bezpečnosť údajov najvyššou prioritou. Ako priemyselné informačné systémy riešia bezpečnostné hrozby a chránia citlivé priemyselné údaje aj v porovnaní s používaním tabuľkových procesorov?
Témou bezpečnosti sa u nás síce zaoberá iný tím, ale taká základná rada všetkým spoločnostiam odo mňa by bola, aby si vyberali dodávateľov, ktorí disponujú certifikáciou ISO 27001. To je záruka toho, že daná spoločnosť to myslí s bezpečnosťou seriózne. Konkrétne kroky na zaistenie bezpečnosti sa následne líšia podľa toho, či ide o on-premise riešenie, alebo riešenie v cloude.
Oblasť priemyselných informačných systémov sa neustále vyvíja. Aké nové trendy alebo technológie podľa vás budú formovať budúcnosť informačných systémov a ako si môžu priemyselné podniky udržať náskok vo svojom úsilí o automatizáciu?
Podľa trendov, ktoré vidíme v zahraničí, je veľký predpoklad prechodu z on-premise riešení do cloudu. Je pravda, že na Slovensku sú v tomto zatiaľ priemyselné spoločnosti opatrné, avšak uvidíme, čo prinesie budúcnosť. Za zmienku stojí určite aj umelá inteligencia, ktorá sa začína objavovať vo svete podnikových informačných systémov v dvoch základných podobách. V prvej podobe je umelá inteligencia súčasťou ERP riešení a v podobe druhej ide o samostatnú aplikáciu, ktorú môžete pripojiť na ERP softvér v spoločnosti a využívať jej výhody.
Asseco Solutions disponuje oboma riešeniami, čiže umelá inteligencia je súčasťou našich ERP systémov, ale vieme ju aplikovať aj ako samostatnú aplikáciu k iným ERP softvérom. Táto aplikácia je súčasťou nášho nového cloudového riešenia Asseco QASIDA. Vo všeobecnosti tieto riešenia ponúkajú funkcionality ako optimalizovanie a predikciu skladových zásob, navrhovanie personalizovaných používateľských rozhraní, tzv. dashboardov, vyhľadávanie potenciálnych zákazníkov a iné.
