6 efektívnych zmien, ktoré vašu firmu posunú dopredu

V bežnom živote je jar spojená s veľkým upratovaním, detoxom a celkovým reštartom. Podobný prístup však môžete aplikovať aj v rámci firmy. Ak ste pripravení urobiť pár nenáročných zmien vo svojej spoločnosti, čítajte pozorne. Tipy na firemné jarné upratovanie určite uľahčia život nielen vám, ale do spoločnosti prinesú nový vietor a energiu.

Plánovať má zmysel. Ak si svoje dni neplánujete, máte tendenciu reagovať okamžite, prípadne sa neustále rozptyľovať, čím klesá vaša produktivita. Väčšina manažérov si plánuje svoj deň ráno, prípadne večer spíše plán na nasledujúci deň. Expertka na manažment času Julie Morgenstern odporúča trojdňové plánovanie, ktoré zvyšuje produktivitu, zlepšuje rozhodnutia a poskytuje jasnejšiu predstavu o tom, ktoré aktivity môžete odložiť, a ktoré sú neodkladné, bez toho, aby ste príliš zasahovali do budúceho rozvrhu. Vzniká tak oveľa nižšia tendencia úlohy donekonečna odkladať. Trojdňový plán funguje, pokiaľ si nájdete aspoň pár minút denne na jeho aktualizáciu.

Jarné upratovanie, ktorého cieľom je fungovanie vašej firmy zefektívniť sa nezaobíde ani bez nepopulárnych opatrení. Ak vidíte slabé články, s ktorými máte už dlhodobo problém, odvážte sa k radikálnym krokom. Skúste si najskôr odpovedať na otázky, aké potreby má vaša firma, ktoré roly sa zvládajú dobre, ktoré by potrebovali zlepšiť, a ktoré majú vážne nedostatky. Riešením je prerozdelenie práce podľa schopností a ambícií ľudí, prijatie nových zamestnancov, ale aj zbavenie sa tých, ktorým ktorí sa nedokážu ani po čase prispôsobiť a fungovanie tímu dlhodobo brzdia.

Rýchly vývoj núti šéfov firiem neustále spoločnosť meniť a prispôsobovať sa novým podmienkam. Hoci sú inovácie dôležité, netreba zabúdať na pôvodný biznis plán. Práve teraz je vhodná doba na to, aby ste ho opäť vytiahli. Aspoň raz do roka by ste si mali nájsť čas na to, aby ste biznis plán „refrešli“ tak, aby obsiahol zmeny, ktoré sa vo firme udiali. Majte na zreteli idey, z ktorých vychádzate a zároveň si zorganizujete myšlienky, plány a zmeny. Má to určite zmysel pre váš budúci rozvoj.

O zmenách, ktoré sa u vás dejú by mal vedieť aj svet, preto nezabúdajte na váš web či sociálne siete. Prejdite si základné informácie na stránkach a údaje, ktoré neplatia upravte, doplňte všetko nové, čo chýba. Zmysel má pouvažovať aj o redizajne. Len tak vyšlete do sveta signál, že máte radi presnosť, reagujete na trendy a na veciach vám záleží. Skúste si naplánovať aj pravidelné prispievanie na sociálne siete a pravidelnú komunikáciu so zákazníkmi napríklad odpovedaním na komentáre. Ak to sami nestíhate, poverte touto úlohou niektorého zo zamestnancov. Ak zvýšenie kvality vašich sociálnych sietí považujete za prioritu, určite požiadajte o radu profesionálov.

Žijeme v dobe, keď nemusíme ručne vypĺňať hŕby tlačív a existujú úlohy, ktoré zvládne počítačový softvér oveľa lepšie. Kvalitný podnikový softvér dokáže ušetriť množstvo vášho času, sprehľadniť úlohy a pomôcť vám tak s upratovaním nielen na jar, ale aj počas celého roka.

Súčasné podnikové informačné systémy vám vedia pomôcť napríklad s vedením účtovníctva či výrobou a sledovaním obchodnej metriky. Všetko máte pokope, ľahko sa k dátam dostanete a nepotrebujete ani dlhé hodiny školení, aby ste sa naučili so systémom pracovať. Výhodné cenové balíky vás určite finančne nezruinujú, ale naopak - pomôžu vám vo firme ušetriť tisícky eur ročne.

Malé a stredne veľké firmy určite ocenia kvalitný a prehľadný ekonomický systém. Obľúbeným podnikovým systémom je napríklad Asseco HELIOS Easy, ktorý bez problémov zvládne spracovať mzdovú agendu, vrátane podpory elektronickej komunikácie so štátom a automatizovaného spracovania štatistických výkazov. Pomôže s vedením obchodnej zákazky, umožňuje sledovať zmluvy, pravidelnú fakturáciu, vykazovanie prác a projektov, ale aj monitorovanie firemných a súkromných jázd s možnosťou spracovania kariet PHM či vyúčtovania cestovných náhrad. Okrem toho poskytuje podporu procesu riadenia reklamácií, sledovanie kvality dodávateľov, riadenie auditov a nezhôd, nápravných a preventívnych opatrení. Jednoducho povedané, systém ponúka množstvo funkcií na riešenie agendy, s ktorou sa denne stretávate. Vďaka tomuto riešeniu budú všetky úlohy oveľa ľahšie, časovo menej náročné, prehľadnejšie a najmä presnejšie.

Navyše, ak sa vaša firma rozrastie alebo sa jej potreby zmenia, systém je natoľko flexibilný, že sa prispôsobí a bude rásť spolu s vami.

Tisíce neprečítaných e-mailov? Hŕba papierov na stole? Plná pracovná plocha v počítači? Hovorí sa, že poriadok okolo seba, rodí aj poriadok v hlave. Vyčleňte si jednorazovo aspoň niekoľko hodín na to, aby ste si sami alebo s pomocou roztriedili e-maily, ale aj dokumenty a dali do poriadku kanceláriu. Oveľa ľahšie sa vám bude púšťať do toho náročnejšieho upratovania.

Nejde o žiadne obrovské zmeny štruktúry či stratégie firmy, ale o jednoduché kroky, ktoré vás takmer nič nestoja a na ďalší vývoj vášho biznisu, môžu mať naozaj pozitívny vplyv.