Neefektívne procesy spomaľujú rast vašej firmy
Mnoho ľudí si neuvedomuje, aké dôležité sú procesy v spoločnosti. Zle nastavené firemné procesy síce nemusia znamenať automaticky „červené čísla“, no môžu spomaliť rast, výšku tržieb alebo efektivitu výroby.
E-maily nie sú zlým komunikačným kanálom, no ako známe klišé hovorí: všetkého veľa škodí. V prípade elektronickej pošty to platí tiež. Koľko času počas dňa venujete písaniu alebo reagovaniu na e-maily? Vedeli by ste tento čas minimalizovať vďaka správnemu nástroju?
Odpoveď znie áno. Najmä, ak e-maily využívate na niektorý z týchto komunikačných procesov:
- Zadávanie a kontrola úloh
- Komunikácia s dodávateľmi
- Sledovanie stavu objednávok
- Rozposielanie faktúr a objednávacích listov
- Sledovanie stavu výroby
Telefonický rozhovor v nesprávnom čase môže spraviť z 15 minútovej úlohy záležitosť na pol hodinu. Vyrušením strácate workflow a koncentráciu. Krátke úlohy sa vám nielen predĺžia, no zvyšuje sa aj riziko prípadnej chyby.
A, naopak, aj niekoľko sekundovým telefonátom môžete vytrhnúť zamestnanca zo sústredenia.
Osobné stretnutiaStretnúť sa osobne s dodávateľom, manažérom alebo zamestnancom je niekedy nevyhnutné. Na takéto stretnutia sa však často musíte nejakým spôsobom dopraviť, čo vám tiež zaberie istú dobu. Ak sa stretnutie predĺži, čas, ktorý ste mohli venovať efektívnej práci, sa skracuje.
So správnym riešením a dobre nastavenými procesmi môžete podobne, ako pri e-mailoch a telefonátoch, jednoducho skontrolovať alebo aktualizovať potrebné úlohy, čím minimalizujete nutnosť osobných stretnutí. Tým potom venujete čas len v prípade, že sú skutočne dôležité.
Najväčší podiel na zefektívnení vašich procesov má automatizácia. Niektoré firmy sa síce boja straty kontroly nad konkrétnym procesom, no pri správne nastavenej automatizácii máte prehľad o všetkom podstatnom a úlohy, ktoré by vám manuálne zaberali niekoľko hodín týždenne sa „vyriešia samé“.
V skutočnosti sa, samozrejme, úlohy samé neriešia. Rieši ich za vás informačný systém. Do rozhrania informačného systému môžete poskytnúť prístup nielen zamestnancom, ale aj dodávateľom a iným pobočkám spoločnosti. Vzniká tak funkčný ekosystém, v ktorom si môžete napríklad:
- Vymieňať a schvaľovať dokumenty s dodávateľmi
- Delegovať úlohy konkrétnym oddeleniam alebo zamestnancom
- Sledovať stav výroby bez toho, aby ste opustili kanceláriu
A to bez toho, aby ste niekomu písali e-mail, telefonovali alebo sa s ním osobne stretli. Tento článok však nemá v úmysle odhovárať vás od spomenutých komunikačných spôsobov. Tie ostanú aj naďalej súčasťou vášho biznisu – budete ich však využívať efektívnejšie.
Uvažujete, či sú vaše firemné procesy nastavené správne? Máme pre vás pomôcku, s ktorou to môžete zistiť. Náš rýchly testovací formulár vám prezradí, v ktorých procesoch má vaša spoločnosť medzery.
