Ako si nájsť čas na pohár vína pri riadení spoločnosti?
Spoločnosť Corner & Co. je lídrom v oblasti špecializovanej gastronómie. Na slovenskom, českom, rakúskom, maďarskom a poľskom trhu prevádzkuje e-shop s vínom z celého sveta wineplanet.ska wineplanet.cz, e-shop s prémiovým alkoholom spiritplanet.sk a e-shop s kávou a čajom coffyplanet.sk.
Riaditeľka pre inovácie a riadenie projektov Ing. Adriana Krištofová nám porozprávala o tom, ako sa im postupom času podarilo zefektívniť pracovné procesy.
Ako sa podniká na Slovensku vo vašom odvetví? S akými špecifickými problémami či výzvami ste sa doposiaľ museli potýkať?
Podnikanie v našej oblasti je náročné na logistiku, sklady, ekonomiku a legislatívu. Postupný rast odbytu, rozširujúca sa ponuka sortimentu a aj ambície uplatniť sa okrem domáceho aj na zahraničných trhoch priniesla so sebou markantný nárast pravidelne sa opakujúcich procesov aj administratívnych povinnosti. Už len rozsah daní v oblasti spotrebnej dane našich produktov, ktorých sme platiteľom a ktoré vykazujeme, je neuveriteľne široký. Realizujeme mnohé zahraničné transakcie a špecifické operácie s citlivou komoditou akou sú alkoholické nápoje. Náš záber na segmenty a produkty je ale taký široký, že bez náležitej informačnej podpory, ktorá zabezpečuje najmä automatizáciu väčšiny činností, by nebolo možné mnohé výzvy a povinnosti zvládnuť.
Ktorý moment počas podnikania vás prinútil premýšľať nad zavedením ERP systému a aké boli dôvody rozhodnutia pre výber aktuálneho informačného systému?
Jednak to bolo očakávané zavedenie eura, a tým potreba prepočtu majetku a záväzkov v rámci všetkých evidencií, ale najmä, a to je potrebné zdôrazniť, bariéra, na ktorú sme narazili pri vtedajšom ERP systéme. Presne v tomto momente sme pocítili, že pôvodný informačný systém bola slepá ulička a ďalší vývoj a rast spolu s firmou nebol možný. Hľadali sme náhradu, ktorá by rástla s nami a umožnila nám implementáciu prispôsobení.
Urobili sme si prehľad dostupných riešení, strávili mnoho času na prezentáciách alternatív a nakoniec sme si vybrali podnikový informačný systém Asseco SPIN od spoločnosti Asseco Solutions, ktorý sme považovali za perspektívny. Dnes sa ukazuje, že toto rozhodnutie bolo správne.
V ktorých oblastiach vám softvér najviac pomáha?
Ťažiskovou je najmä oblasť logistiky. Avšak rastom spoločnosti sa rozrástli a multiplikovali operácie a mnohé procesy, ktoré sa pôvodne dali zvládnuť len po pamäti. Dnes ich nie je možné bez dobrého ERP systému sledovať, riešiť kolízie i vyhodnocovať. Veľkou pomocou Asseco SPIN sú aj doplnkové moduly, mimoriadne prínosný je systém sledovania pohľadávok a záväzkov s funkcionalitami zápočtov, inventúr a workflow na správu pohľadávok, ktoré sa stanú rizikovými.
S rastom spoločnosti sa ukázal ako dôležitý nástroj controlling, najmä oblasť rozpočtov a plánov, ich sledovania a vyhodnocovania, ale aj také moduly, ktoré sa môžu zdať banálnymi – ako je napríklad sledovanie prijatých a odoslaných zásielok.
Rastom obchodných prípadov sa ukázala aj potreba detailnej evidencie zmlúv, veď len tu máme tisícky položiek, pri ktorých je potrebná evidencia viazanosti, platnosti a dodatkov, pričom všetky tieto operácie vykonávame v rámci jedného pohľadu – cez náš ERP systém. A práve prepojenie a integrácia súčastí, ktoré sú natívnymi prvkami celého ERP systému, je asi najväčší prínos.
Ako sa zmenila efektivita procesov vo vašej firme po začatí používania softvéru od Asseco Solutions?
To, že proces je celý implementovaný v ERP systéme, umožňuje jeho sledovanie na rôznych úrovniach a agregáciu výsledkov pre rôzne úrovne riadenia. Práve vďaka softvérovému riešeniu a dostupnosti všetkých podkladov v elektronickej podobe pre každú evidenčnú entitu sme mohli začať využívať alternatívne metódy zamestnávania, ako sú zdieľané pracovné miesta a telepráca.
Dosiahli sme teda vyššiu efektivitu práce a jej rozloženie do najproduktívnejších častí dňa, a to individuálne pre každého zamestnanca bez potreby fyzickej prítomnosti kvôli tradičným papierovým vstupom. Nemôžem opomenúť ani rozvoj mobilných aplikácií, ktoré sa stávajú integrálnou súčasťou celého ERP systému práve vďaka jeho štruktúre.
Aké rady by ste dali začínajúcim podnikateľom? Ako by si mali čo najviac zjednodušiť začiatky?
Z pohľadu výberu ERP systému by som poradila najmä voľbu, ktorá dokáže reagovať na rast a na zmeny v stratégii života firmy, či už v trhoch alebo v produktoch a službách. Ak sa venuje príliš veľa energie na začiatku ladeniu niečoho, čo sa časom ukáže ako netvarovateľné, je to strata vzácneho času a, samozrejme, aj prostriedkov.
Dobrá voľba hneď na začiatku dáva priestor a neobmedzuje. Podstatou začiatkov predsa nie je prispôsobenie sa nejakému informačnému systému, ale sám systém riadenia musí okamžite a bez veľkých časových investícií poskytnúť plnohodnotné riešenie. A toto určite Asseco SPIN spĺňa. „Viackoľajové“ systémy, ktoré sú od seba izolované a prenos údajov sa zabezpečuje rôznymi čiastkovými tokmi údajov, je tiež cesta, ktorá nevedie k spokojnosti.
